En la España de hoy, al igual que ocurre con el resto de países avanzados, digitalizar ya no es una decisión, es una absoluta y urgente necesidad. Toda empresa que se precie tiene por delante este salto inevitable si se pretende que mantenga el ritmo acelerado, optimizado, sin errores que exige el mundo que habitamos.

De entre todos los cambios que están en marcha en el entorno digital, que no son pocos, hay uno que destaca por encima del resto y que, además lo va a cambiar todo, se trata de la factura electrónica.

No, no es algo futurista, tampoco un lujo para grandes compañías. Es el nuevo estándar para todo el mundo, independientemente del tamaño de la compañía o del rubro donde ejerce su actividad. Se trata de un documento generado, enviado y recibido por medios digitales, con la misma validez legal que el papel… pero infinitamente más práctico. Y lo mejor (o lo peor, según se mire) es que va a ser obligatorio muy pronto.

El calendario ya está en marcha, las leyes están aprobadas, y las fechas clave están a la vuelta de la esquina.

Dos leyes, una dirección

Todo esto no viene de la nada, es necesario saber, para entender la importancia de este tipo de facturación, que hay dos motores principales detrás de este gran cambio.

El primero se llama Ley Crea y Crece, que se aprobó en 2022 con el claro objetivo de ayudar a que las empresas crezcan más rápido, tengan menos morosidad y más transparencia en sus operaciones. Entre sus medidas, una destaca con fuerza: la obligación de usar factura electrónica en todas las relaciones entre empresas y autónomos.

Pero para que eso se aplique de verdad, hace falta algo más, es necesario un reglamento que establezca los detalles. Ese documento aún no ha salido, pero está previsto para 2025, y cuando lo haga, el reloj empezará su marcha atrás.

El segundo motor es Verifactu, un sistema impulsado por Hacienda que busca reducir el fraude fiscal y controlar, al milímetro, lo que se factura en tiempo real. Este modelo no se refiere únicamente al envío de facturas electrónicas, son programas de facturación que informan directamente a la Agencia Tributaria, sin intermediarios y, también, sin excusas.

Si quieres entender bien cómo te afecta todo esto, es recomendable buscar información sobre facturación electrónica. En internet hay muchas guías útiles que explican los pasos a seguir, las herramientas que puedes usar y lo que cambiará en tu día a día.

Qué días marcar en el calendario

Sabemos que todo dependerá del famoso reglamento que aún no se ha publicado, sin embargo, ya hay estimaciones bastante sólidas y conviene tenerlas en mente desde ya.

Si tienes una empresa que factura más de 8 millones de euros al año, tendrás un año de plazo desde la publicación del reglamento, es decir, si sale en 2025, como se espera, te tocará adaptarte en 2026.

Si eres autónomo o tienes una pyme que factura menos, el plazo será mayor: dos años desde la publicación del reglamento, así que tu fecha objetivo será 2027.

Pero ojo, porque esto no acaba ahí. La ley también dice que deberás informar del estado de cada factura, si ha sido aceptada, si ha sido pagada… todo. Y esa parte podría entrar en vigor incluso más tarde, con margen de tres o cuatro años para los autónomos. Más tiempo, sí, pero también más trabajo.

El otro gran cambio se llama Verifactu

Ahora bien, lo de Verifactu es otro cantar, y aquí sí tenemos fechas cerradas.

• 1 de julio de 2025: a partir de este día, solo se podrán vender y utilizar programas de facturación que estén adaptados a Verifactu. Si tu software no cumple con las normas, no sirve.
• 1 de enero de 2026: las empresas tendrán que usar obligatoriamente un programa certificado por la Agencia Tributaria. Nada de Excel casero ni programas a medida sin homologar.
• 1 de julio de 2026: los autónomos también tendrán que adaptarse a partir del mismo requisito, poseer un software certificado y comunicación directa con Hacienda.

¿Y sabes qué más? Cada factura llevará un código QR. Sí, como el de los menús en los bares, solo que aquí servirá para que el cliente o la propia Agencia puedan verificar, en un instante, que todo está correcto. Un control extra, y una exigencia más que no puedes pasar por alto.

No todo son obligaciones

Vale, todo esto puede sonar abrumador, quizás por el exceso de cambios, la acumulación de fechas, muchas siglas, pero si lo miras bien, no todo es negativo, y es que la factura electrónica tiene beneficios reales y tangibles realmente interesantes.

• Ahorras tiempo. Automatizas procesos, reduces errores y evitas duplicidades.
• Ahorras dinero. Se acabaron las impresoras, sobres, sellos y archivadores.
• Ganas en control. Puedes consultar cualquier factura en segundos, desde cualquier sitio.
• Mejoras tu imagen. Estás al día. Eres profesional.
• Y, además, contribuyes a la sostenibilidad. Cada factura digital es una hoja menos que se imprime, un sobre menos que se envía.

Cómo prepararse para lo que viene

No esperes a que sea obligatorio, porque cuando llegue el día, no habrá excusas y no te puedes quedar rezagado en esto.

¿La mejor recomendación? Anticiparse. Busca ya un software homologado, que cumpla con lo que pide Verifactu y esté preparado para la factura electrónica, muchos proveedores ya lo ofrecen. Considera que no es un gasto, sino una inversión que te va a evitar problemas y facilitar un buen número de tareas.

Por otro lado, fórmate y aprende a usar bien estas herramientas. Y si no sabes por dónde empezar, pide ayuda, no faltan asesores fiscales y consultores que pueden ayudarte a hacer la transición de forma sencilla.

Cuando el cambio llega, quien va un paso por delante… lo nota.

Esto no es el futuro. Es ahora.

Digitalizar la facturación no es una opción moderna, como ya se ha indicado, se trata de una necesidad legal y operativa. Más allá de cumplir con Hacienda, es una oportunidad, una forma de mejorar, de crecer, de hacer las cosas mejor.

España se prepara para un nuevo modelo para estar más conectado, que es más claro y transparente. Y si tú también te preparas desde ya, todo será mucho más fácil.